# 문서 검토 및 승인 절차

#### 1. 문서 검토 절차

문서 검토는 문서의 정확성과 일관성을 확보하기 위한 중요한 단계이다. 문서 검토 절차는 일반적으로 다음과 같은 단계로 이루어진다.

**1.1 초안 작성**

문서 작성자는 문서의 초안을 작성한다. 이 단계에서는 문서의 목적, 대상 독자, 내용 구조 등을 고려하여 문서를 작성한다.

**1.2 사내 검토**

초안이 작성되면, 사내 검토 단계로 넘어간다. 이 단계에서는 다음과 같은 활동이 포함된다.

* **동료 검토:** 동료나 팀원이 문서를 검토하여 오류나 개선점을 찾아낸다.
* **팀 리더 검토:** 팀 리더가 문서를 검토하여 전체적인 내용의 일관성과 적절성을 확인한다.
* **전문가 검토:** 필요에 따라, 해당 분야의 전문가가 문서를 검토하여 기술적인 정확성을 확인한다.

**1.3 피드백 수렴 및 수정**

사내 검토 단계에서 수집된 피드백을 바탕으로 문서를 수정한다. 수정된 문서는 다시 검토를 받아야 할 수도 있다.

#### 2. 문서 승인 절차

문서가 최종적으로 수정되면, 승인 절차로 넘어간다. 승인 절차는 다음과 같은 단계를 포함한다.

**2.1 승인 요청**

문서 작성자는 최종 수정된 문서를 승인 담당자에게 제출한다. 승인 요청서에는 문서의 목적, 주요 내용, 검토 과정 등이 포함된다.

**2.2 승인 검토**

승인 담당자는 문서를 검토하여 다음 사항을 확인한다.

* 문서의 목적과 내용이 일치하는지
* 모든 피드백이 적절하게 반영되었는지
* 문서가 회사의 정책 및 표준에 부합하는지

**2.3 승인 또는 반려**

승인 담당자는 검토 결과에 따라 문서를 승인하거나 반려한다.

* **승인:** 문서가 승인되면, 문서에 승인 도장이 찍히고, 정식 문서로 배포된다.
* **반려:** 문서가 반려되면, 수정 사항과 함께 작성자에게 반환된다. 작성자는 수정 후 다시 승인 절차를 요청해야 한다.

#### 3. 문서 배포 및 보관

문서가 승인되면, 다음 단계로 넘어간다.

**3.1 문서 배포**

승인된 문서는 관련 부서나 팀에 배포된다. 배포 방법은 다음과 같다.

* **전자 배포:** 이메일, 인트라넷, 문서 관리 시스템 등을 통해 전자적으로 배포한다.
* **인쇄 배포:** 필요에 따라, 문서를 인쇄하여 배포한다.

**3.2 문서 보관**

배포된 문서는 회사의 문서 관리 시스템에 보관된다. 보관된 문서는 필요 시 쉽게 접근할 수 있어야 하며, 다음 사항을 포함한다.

* 문서의 버전 관리
* 문서의 접근 권한 설정
* 문서의 보안 관리

#### 4. 문서 변경 관리

문서가 배포된 이후에도 변경이 필요할 수 있다. 문서 변경 관리는 다음과 같은 절차로 이루어진다.

**4.1 변경 요청**

문서 변경이 필요할 경우, 변경 요청서를 작성하여 제출한다. 변경 요청서에는 변경 사유, 변경 내용, 변경의 영향 등이 포함된다.

**4.2 변경 검토 및 승인**

변경 요청서는 승인 담당자가 검토하며, 필요한 경우 추가 검토 절차를 거친다. 변경이 승인되면, 문서가 수정되고 새로운 버전이 배포된다.

**4.3 변경 이력 관리**

모든 변경 사항은 문서의 변경 이력에 기록된다. 변경 이력에는 다음 사항이 포함된다.

* 변경 날짜
* 변경 내용
* 변경 승인자
* 변경 후 버전 번호

#### 5. 문서 품질 관리

문서의 품질 관리는 문서의 일관성과 정확성을 유지하기 위해 필수적이다. 이를 위해 다음과 같은 절차를 따른다.

**5.1 정기적인 검토**

문서는 정기적으로 검토되어야 한다. 이를 통해 문서의 내용이 최신 상태로 유지되고, 불필요한 내용이 제거되며, 새로운 정보가 추가된다.

* **주기적 검토 일정:** 문서의 중요도에 따라 검토 주기를 설정한다. 예를 들어, 연 1회, 반기 1회 등으로 설정할 수 있다.
* **검토 팀 구성:** 검토를 담당할 팀을 구성한다. 팀은 문서의 내용과 관련된 전문가로 구성된다.

**5.2 품질 감사**

문서 품질 감사는 문서의 전체적인 품질을 평가하는 절차이다. 이는 내부 감사와 외부 감사를 포함할 수 있다.

* **내부 감사:** 회사 내부의 품질 관리 팀이 문서를 감사한다.
* **외부 감사:** 필요에 따라, 외부 전문가나 인증 기관이 문서를 감사한다.

**5.3 품질 개선 활동**

문서 품질 감사 결과를 바탕으로 품질 개선 활동을 수행한다. 이는 문서의 정확성, 일관성, 가독성을 향상시키기 위한 활동이다.

* **피드백 반영:** 감사 결과에서 지적된 사항을 반영하여 문서를 수정한다.
* **교육 및 훈련:** 문서 작성자와 검토자를 대상으로 품질 향상을 위한 교육과 훈련을 실시한다.

#### 6. 문서 폐기 절차

문서가 더 이상 필요하지 않거나 유효하지 않은 경우, 문서 폐기 절차를 따른다.

**6.1 폐기 요청**

문서 폐기를 요청할 때는 폐기 요청서를 작성하여 제출한다. 요청서에는 문서의 제목, 폐기 사유, 폐기 날짜 등이 포함된다.

**6.2 폐기 승인**

폐기 요청서는 승인 담당자가 검토하며, 폐기 승인 여부를 결정한다.

* **폐기 승인:** 문서가 폐기 승인되면, 폐기 절차를 진행한다.
* **폐기 반려:** 폐기 요청이 반려되면, 반려 사유를 작성자에게 통보한다.

**6.3 문서 폐기**

승인된 문서는 다음과 같은 절차에 따라 폐기된다.

* **전자 문서 폐기:** 전자 문서는 시스템에서 영구 삭제한다.
* **인쇄 문서 폐기:** 인쇄된 문서는 파쇄하거나 소각한다.

**6.4 폐기 기록 관리**

모든 폐기된 문서는 폐기 기록에 기록된다. 폐기 기록에는 다음 사항이 포함된다.

* 폐기 날짜
* 폐기 문서 제목
* 폐기 사유
* 폐기 승인자